Czy kontrola podatkowa musi odbywać się w Twojej firmie? Sprawdź, jak legalnie przenieść ją do biura rachunkowego

Urzędy skarbowe i  urzędy celno-skarbowe mogą prowadzić wobec przedsiębiorcy kontrole podatkowe oraz kontrole celno-skarbowe. Te dwa rodzaje kontroli mają częściowo pokrywające się zakresy. Z perspektywy biznesowej istotne jest jednak jak wpływają na bieżącą działalność zarobkową.

Na czym polega problem z kontrolą podatkową w siedzibie firmy?

Kontrola podatkowa wiąże się z istotnym obciążeniem organizacyjnym dla przedsiębiorcy, ponieważ wymaga przygotowania i udostępnienia szerokiego zakresu dokumentacji – od ksiąg rachunkowych, rejestrów VAT, deklaracji i sprawozdań, po umowy handlowe, faktury źródłowe czy dowody zapłaty. W praktyce oznacza to konieczność zaangażowania pracowników różnych działów: księgowości, kadr, sprzedaży, a niekiedy również zarządu, którzy muszą udzielać wyjaśnień i obsługiwać kontrolerów zamiast wykonywać swoje bieżące zadania. Powoduje to dezorganizację pracy w firmie, spowolnienie realizacji codziennych obowiązków operacyjnych oraz opóźnienia w obsłudze klientów i kontrahentów. Dodatkowo przedsiębiorca musi zapewnić organom kontrolnym odpowiednie warunki pracy w siedzibie firmy, co może oznaczać konieczność wyznaczenia pomieszczeń, udostępnienia sprzętu czy tworzenia dodatkowych kopii dokumentów. W konsekwencji kontrola podatkowa często prowadzi do zwiększonego nakładu czasu i zasobów, generując dodatkowe koszty pośrednie, a przy tym wywołuje presję organizacyjną i psychiczną, utrudniając normalne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

Stres i presja psychiczna – ukryty koszt kontroli

Stres i niepewność to jedna z najbardziej dotkliwych niedogodności kontroli podatkowej, ponieważ przedsiębiorca przez cały okres jej trwania działa pod presją, że nawet drobne uchybienia formalne mogą zostać uznane przez organ za naruszenie prawa podatkowego. Towarzyszy temu ciągła niepewność co do wyniku kontroli: podatnik nie ma pewności, czy w toku działań kontrolerzy nie odkryją dodatkowych nieprawidłowości, które wcześniej umknęły jego uwadze, a które mogą skutkować koniecznością zapłaty zaległego podatku, odsetek, a nawet sankcji karno-skarbowych. Przedłużający się czas kontroli dodatkowo potęguje napięcie, gdyż przedsiębiorca funkcjonuje w stanie zawieszenia, nie wiedząc, jakie konsekwencje finansowe i prawne będą go czekać. Taki stan generuje znaczące obciążenie psychiczne, utrudnia podejmowanie decyzji biznesowych, a nierzadko wpływa również na atmosferę w firmie, powodując niepokój wśród pracowników, którzy obawiają się konsekwencji dla przedsiębiorstwa.

Gdzie faktycznie może odbyć się kontrola?

Sposobem na zmniejszenie tych dolegliwości może być outsourcing rachunkowości. Zgodnie z art. 285a § 1 ustawy – Ordynacja podatkowa, czynności kontrolne mogą być prowadzone:

• w siedzibie kontrolowanego przedsiębiorcy,
• w innym miejscu przechowywania dokumentacji (np. w biurze rachunkowym).

Również na mocy art. 59 ust. 1 ustawy o o Krajowej Administracji Skarbowej kontrola celno-skarbową może być przeprowadzona nie tylko w siedzibie przedsiębiorcy, ale także w miejscu przechowywania dokumentacji

Przeniesienie kontroli do biura rachunkowego

Zatem efektywnym remedium na ograniczenie niedogodnych konsekwencji kontroli podatkowej jest ukształtowanie współpracy z biurem rachunkowym w taki sposób, że czynności kontrolne będą prowadzone nie w siedzibie przedsiębiorcy, lecz w siedzibie biura rachunkowego, w którym prowadzona i przechowywana jest dokumentacja księgowa.

Wnioski

Choć kontrola podatkowa potrafi sparaliżować codzienną pracę firmy, sprytnym rozwiązaniem jest powierzenie przechowywania dokumentacji biuru rachunkowemu – wtedy to ono staje się naturalną „areną” kontroli, a przedsiębiorca zyskuje spokój i swobodę działania. Kontroler mając do czynienia ze specjalistami od procedur podatkowych traci swoje przewagi wobec przedsiębiorcy, który odzyskuje możliwość realizacji działań biznesowych, powierzywszy sprawę kontroli zewnętrznemu specjaliście.

Krzysztof Ossowski